Vacature Secretaresse Vastgoed in Soest 32 uur

Als Secretaresse Vastgoed van het vastgoedteam ben je medeverantwoordelijk voor het beheren van de assets van onze opdrachtgever. Je ondersteunt de commerciële en de technische collega’s en levert een structurele bijdrage in het optimaliseren van de werkprocessen. Je bent verantwoordelijk voor alle uiteenlopende secretariële werkzaamheden waaronder het afhandelen van telefoon- en mailverkeer en het verzorgen van de commerciële en technische correspondentie. Doordat je de panden en de huurders kent, heb je goed contact met onze klanten en weet je signalen in te schatten waardoor we als team kansen en risico’s tijdig kunnen oppakken.

In je rol als Secretaresse Vastgoed / Vastgoedsecretaresse ben je verder verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Afhandelen van correspondentie en telefoonverkeer;
• Opstellen en verwerken van offertes, huuraanbiedingen en opdrachtbevestigingen;
• Opstellen en verwerken van diverse overeenkomsten;
• Je stelt sleutelverklaringen op, archiveert deze en stuurt na ondertekening de sleutel naar de makelaars;
• Het (laten) opstellen van projectinformatie en bewaken van (internet)presentaties;
• Ondersteunen en uitvoeren van opdrachten van de commercieel en technisch manager;
• Je checkt de online kanalen zoals Funda of alles juist staat weergegeven en past zo nodig zaken aan;
• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken;
• Bijhouden van dossiers (digitaal en analoog);
• Optimaliseren van de processen door het ontwikkelen van een éénduidige manier van archiveren én je maakt het zoeken naar documenten eenvoudiger, gestructureerder en sneller;
• Ontvangst van gasten en verzorgen van lunch, zo ben je niet te beroerd ook eens een boterham te smeren als een gesprek uitloopt en regel je een koekje bij de koffie;
• Begeleiding van alle processen en lopende zaken, zo beheer je de algemene mailbox en check je uitgaande documenten;
• Bijhouden van de vergaderingen, verjaardagen eigen personeel & houdt de speciale dagen in de gaten en regelt op eigen initiatief hier iets voor.

Daar staat natuurlijk ook iets tegenover! Voor deze functie als Secretaresse Vastgoed bieden wij:

• Een uitdagende en veelzijdige functie in een dynamische omgeving;
• Uitstekend salaris afhankelijk van de kennis en ervaring die je met je meeneemt. De salarisrange ligt tussen €2.200 en €3.500 bruto per maand.
• Open bedrijfscultuur, veel samenwerking & korte overlegstructuur;
• Na een tijdelijke overeenkomst heb je bij goed functioneren zicht op een vast contract!

Als Secretaresse Vastgoed herken je jezelf in de volgende functie-eisen:

• Werkt graag in een team, bent pro-actief en de support rol past je uitstekend;
• Zeer vaardig zowel verbaal als schriftelijk in de Nederlandse taal;
• Organisatorisch sterk, kan snel schakelen, accuraat, flexibel, zelfstandig en vriendelijk;
• Je bent nuchter, staat je "mannetje" en trekt zaken niet te snel persoonlijk aan;
• Je hebt een sterke affiniteit met de vastgoedbranche; 
• Ervaring als secretaresse in de vastgoedbranche is een absolute pre;
• Je hebt een HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 32 uur per week waarbij in ieder geval op de donderdagen en vrijdagen beschikbaar.